Proses Bisnis

Apakah proses bisnis itu ? Kalau kita search di google maka akan diketemukan banyak definisinya. Menurut  Paul Harmon, dalam bukunya Business Process Change(2003), definisi Proses Bisnis adalah serangkaian aktifitas yang dilakukan oleh suatu bisnis dimana mencakup inisiasi input, transformasi dari suatu informasi, dan menghasilkan output. Output tersebut dapat bernilai bagi pelanggan bisnis atau market, dapat juga bernilai bagi proses yang lain (dalam organisasi). Suatu proses bisnis dapat dipecah menjadi beberapa subproses yang masing-masing memiliki atribut sendiri yang berkontribusi untuk mencapai tujuan dari proses induknya. Subproses dapat dipecah  lagi menjadi aktifitas, yaitu subproses terkecil yang dapat terdiri dari satu atau lebih langkah (steps) yang harus dicantumkan dalam proses bisnis.

Pemodelan Proses Bisnis di STSN

Pemodelan BPMN Untuk Menggambarkan Proses Bisnis di STSN

BPMN adalah singkatan dari Business Process Modeling Notation, yaitu suatu metode pemodelan proses bisnis, dan juga sebagai alat desain pada sistem yang berbasis pesan (message-based). Tujuan utama dari BPMN adalah menyediakan notasi yang mudah digunakan dan bisa dimengerti oleh semua orang yang terlibat dalam bisnis.[1] Notasi BPMN juga dirancang untuk sifat sistem berbasis layanan web, dapat dipetakan ke bahasa eksekusi bisnis berbasis XML seperti BPEL4WS (Business Process Execution Language for Web Service) dan BPML (Business Process Modeling Language).

Untuk menerapkan BPMN maka perlu dilakukan langkah-langkah sebagai berikut [1]:

  1. Menetapkan sudut pandang kajian masalah (point of view). Hal ini karena sebuah proses bisnis seringkali sangat rumit dan melibatkan banyak pihak, sehingga ketika dimodelkan, harus ditentukan dari sudut pandang pihak mana model tersebut dibangun.
  2. Mendefinisikan Critical Success Factor (CSF) sebagai ukuran keberhasilan yang ingin dicapai oleh proses bisnis tersebut.
  3. Membuat abstraksi umum dan melakukan dekomposisi atas proses sehingga dapat dibuat model yang komprehensif pada setiap lapisan proses.
  4. Menggambarkan modelnya menggunakan BPMN.

 

Berikut adalah contoh pemodelan proses bisnis “Pelaksanaan Ujian Tugas Akhir” yang merupakan proses level 3 dari proses bisnis “Kegiatan Akademik dan Kerjasama” (level 2).

  1. Point of view:

Subbag Akademik dan Kerjasama serta Bagian Jurusan STSN

  1. Critical Success Factor:
  • Terselenggaranya ujian Tugas Akhir dengan baik
  • Menghasilkan output berupa nilai Tugas Akhir tepat pada waktunya untuk menentukan kelulusan Mahasiswa
  1. Abstraksi:

STSN menyelenggarakan Ujian Tugas Akhir (TA) dalam bentuk sidang pengujian yang dilaksanakan di kampus STSN dengan dosen penguji dari dosen internal dan dosen eksternal yang berkompeten. Masukan proses adalah TA mahasiswa yang telah disetujui, dan keluaran proses adalah keputusan Lulus/Tidak Lulus/Lulus dengan Revisi serta nilai kuantitatif dari hasil ujian.

  1. Batasan Masalah:

Untuk memperjelas pemodelan maka dilakukan pembatasan, asumsi dan penegasan keadaan sebagai berikut:

1)            Proses bisnis yang dimodelkan adalah berdasarkan proses kerja Subbag Akademik dan Bag. Jurusan STSN, tidak memperhatikan secara terperinci proses kerja di Bagian lain.

2)            Apabila pada pengujian sidang TA dirasa perlu mengambil dosen penguji dari luar STSN, maka proses bisnis dianggap melakukan kerjasama dengan perusahaan/instansi terpisah, dengan kata lain dilakukan prosesbusiness to business (B2B).

3)            Fungsi bisnis Catering juga berada di luar STSN dan merupakan mitra bisnis STSN.

4)            Proses bisnis dimodelkan untuk mencapai kinerja optimal kegiatan/layanan Pelaksanaan Ujian TA, dan bukan berdasarkan program kerja satu bagian/divisi tertentu di STSN.

  1. Deskripsi Proses:

Berdasarkan notasi BPMN, proses bisnis pelaksanaan ujian TA digambarkan dalam bentuk diagram proses yang ditempatkan pada sebuah pool-lanesehingga terlihat keterkaitan antar Bagian, Sub Bagian dengan mitra bisnis (pool lain). Pada Gambar 5 notasi lingkaran dengan garis ganda menunjukkan bahwa proses belum selesai dan notasi lingkaran ini menyatakan titik antara, karena hasil proses bisnis berupa Dokumen Nilai, akan dipakai sebagai input/masukan dalam proses bisnis yang lain.

Business Process Modelling “Ujian TA STSN”

Referensi

[1] http://www.popkin.com/products/system_architect/business_modeling 

Pemetaan Proses Bisnis STSN

Sekolah Tinggi Sandi Negara merupakan organisasi yang mempunyai bisnis utama di bidang pendidikan. Saat ini jenjang pendidikan yang dikelola STSN adalah perguruan tinggi setingkat Diploma 4. Jenjang pendidikan ini dilaksanakan dengan sistem asrama, semua mahasiswa tinggal sehari-hari di asrama yang ada di lingkungan kampus. Sistem pendidikan menggunakan sistem paket (fixed) dengan lama pendidikan 8 semester atau 4 tahun. Pemetaan proses bisnis STSN dilakukan berdasarkan struktur organisasi dan kegiatan yang dilakukan saat ini. Kemudian hasil pemetaan proses bisnis akan di analisa apakah sudah sesuai dengan tujuan organisasi berdasarkan pada visi dan misi nya. Hasil analisa biasanya akan merekomendasikan untuk dilakukan improvement terhadap proses bisnis supaya makin mendekati tujuan/visi organisasi.

Sesuai dengan visi STSN, tujuan dari proses bisnis yang dilakukan STSN adalah untuk menciptakan SDM profesional yang terdepan dalam keilmuan, pengembangan dan penerapan persandian, selanjutnya kita sebut ”SDM Sandi”. Maka, value chain dari proses bisnis utama STSN adalah menghasilkan SDM Sandi dari masukan berupa lulusan SLTA/SMA.

Value Chain STSN

Berdasarkan identifikasi value chain diatas, dapat dijabarkan proses bisnis-proses bisnis yang dilakukan kegiatan utama STSN (core business) adalah sebagai berikut :

  • 1.           Seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru STSN
  • 1.1.        Perencanaan Kegiatan SPMB STSN
  • 1.1.1.    Penetapan Panitia
  • 1.1.2.    Pembuatan Jadwal SPMB
  • 1.2.        Launching Website SPMB Online
  • 1.3.        Penyebaran Brosur dan Penerbitan Iklan
  • 1.3.1.    Penyebaran Brosur ke Sekolah SMA
  • 1.3.2.    Penerbitan Iklan di media
  • 1.4.        Pendaftaran Online
  • 1.5.        Pendaftaran Ulang
  • 1.6.        Proses Pembuatan, Pemeriksaan dan pengolah Naskah Soal (Akademik, Psikologi, Kebugaran, Wawancara)
  • 1.6.1.     Pembuatan Naskah Soal
  • 1.6.2.     Pengolahan Naskah Soal
  • 1.6.3.     Pemeriksaan Kelengkapan Naskah Soal
  • 1.7.        Seleksi Tahap I – Tes Akademik
  • 1.7.1.     Perencanaan, Jadwal dan Tempat Tes
  • 1.7.2.    Penggandaan Naskah Soal
  • 1.7.3.    Pelaksanaan Tes
  • 1.7.4.    Pemeriksaan Hasil Tes
  • 1.7.5.    Rapat Kelulusan Tes Akademik
  • 1.8.         Seleksi Tahap II – Seleksi Administrasi
  • 1.8.1.     Pemeriksaan Kelengkapan Administrasi Peserta Tes
  • 1.8.2.     Rapat Kelulusan Seleksi Administrasi
  • 1.9.         Seleksi Tahap III – Tes Psiko
  • 1.9.1.     Perencanaan dan Jadwal Tes
  • 1.9.2.     Penggandaan Naskah Soal
  • 1.9.3.     Pelaksanaan Tes
  • 1.9.4.     Pemeriksaan Hasil Tes
  • 1.9.5.     Rapat Kelulusan Tes Psiko
  • 1.10.      Seleksi Tahap IV – Tes Kesehatan dan Kebugaran
  • 1.10.1.   Tes Kesehatan
  • 1.10.1.1.Perencanaan dan Jadwal Tes
  • 1.10.1.2.Pelaksanaan Tes
  • 1.10.1.3.Pemeriksaan Hasil Tes
  • 1.10.2.    Tes Kebugaran
  • 1.10.2.1.Perencanaan dan Jadwal Tes
  • 1.10.2.2.Pelaksanaan Tes
  • 1.10.2.3.Pemeriksaan Hasil Tes
  • 1.10.3.    Rapat Kelulusan Tes Kesehatan dan Kebugaran
  • 1.11.         Seleksi Tahap V – Tes Wawancara
  • 1.11.1.     Perencanaan dan Jadwal Tes
  • 1.11.2.     Pelaksanaan Wawancara Akademik
  • 1.11.3.     Pelaksanaan Mental Ideologi
  • 1.11.4.     Rapat Kelulusan Tes Wawancara
  • 1.12.         Seleksi Tahap VI – Tes Pantukhir
  • 1.12.1.     Perencanaan dan Jadwal Tes Pantukhir
  • 1.12.2.     Pelaksanaan Tes Pantukhir
  • 1.12.3.     Rapat Kelulusan Tes Pantukhir
  • 1.13.         Pengumuman Calon Mahasiswa STSN
  • 1.14.         Pendaftaran Ulang Calon Mahasiswa STSN.
  • 1.15.         Evaluasi Kegiatan SPMB.
  • 2.             Kegiatan Akademik dan Kemahasiswaan
  • 2.1.          Akademik dan Kerjasama
  • 2.1.1.      Perencanaan Akademik dan Kerjasama
  • 2.1.2.      Penyusunan Rencana Kegiatan Dosen
  • 2.1.3.      Penyusunan Kalender Akademik
  • 2.1.4.      Penyusunan Jadwal Pelajaran
  • 2.1.5.      Pengelolaan Administrasi Akademik, Pendidikan dan Pengabdian kepada masyarakat, serta kerjasama dengan lembaga lainnya.
  • 2.1.6.      Pelaksanaan Kegiatan Perkuliahan.
  • 2.1.7.      Persiapan Sarana dan Prasarana kegiatan Akademik
  • 2.1.8.      Penyusunan Kurikulum dan Dosen
  • 2.1.9.      Pelaksanaan Ujian dan Evaluasi
  • 2.1.10.   Penilaian dan Prestasi Akademis
  • 2.1.11.    Pelaksanaan Ujian Tugas Akhir
  • 2.1.12.    Penyusunan Transkrip Nilai Mahasiswa
  • 2.1.13.    Penyusunan Pelaksanaan Aturan Pendidikan
  • 2.1.14.    Penggandaan Modul, Bahan Ajar, dan Naskah Ujian
  • 2.1.15.    Melakukan Hubungan Masyarakat dengan lingkungan sekitar kampus
  • 2.1.16.    Melakukan Kegiatan Kerjasama dengan Sekolah Tinggi dan atau Instansi lain
  • 2.1.17.    Pelaporan Kegiatan Akademik.
  • 2.2.           Kemahasiswaan
  • 2.2.1.       Program Pembentukan Mahasiswa Baru
  • 2.2.2.       Latihan Dasar Intelijen Pengamanan bagi Mahasiswa Baru
  • 2.2.3.       Penyusunan Jadwal Tugas Satuan Pengasuhan (pamong)
  • 2.2.4.       Konsultasi Psikologis
  • 2.2.5.       Pelayanan Medis
  • 2.2.6.       Buku Laporan Kegiatan Harian Mahasiswa
  • 2.2.7.       Pendampingan dalam Perancangan Kegiatan Mahasiswa oleh Himpunan Mahasiswa STSN (HIMA STSN)
  • 2.2.8.       Penyusunan Jadwal Kegiatan Kemahasiswaan
  • 2.2.9.       Monitoring Kegiatan Ekstrakurikuler Mahasiswa
  • 2.2.10.    Penyusunan Nilai Kemahasiswaan (konduite).
  • 2.2.11.     Penyusunan Laporan Piket Pengasuhan.
  • 2.2.12.     Penyusunan Peraturan, Prosedur dan Petunjuk Pembinaan dan Pengasuhan mahasiswa.
  • 2.2.13.     Penyusunan Peraturan Kehidupan di Asrama
  • 2.2.14.     Buku Saku Mahasiswa
  • 2.2.15.     Penyusunan Administrasi Tunjangan Ikatan Dinas (TID) Mahasiswa
  • 2.2.16.     Penyusunan Administrasi Pengadaan Makan dan Minum Mahasiswa
  • 2.2.17.     Penyusunan Denah Kamar Mahasiswa di Asrama.
  • 2.2.18.     Koordinasi dengan Ikatan Alumni AKSARA/STSN
  • Wisuda Sarjana Sains Terapan Persandian
  • 3.1.           Wisuda Mahasiswa
  • 3.1.1.       Perencanaan Wisuda Mahasiswa
  • 3.1.2.       Pembuatan Ijazah
  • 3.1.3.       Pelaksanaan Wisuda
  • 3.1.4.       Pelaksanaan Acara Purna Satria/Pelepasan Pendidikan
  • 3.2.           Dies Natalis STSN
  • 3.2.1.       Perencanaan Dies Natalis
  • 3.2.2.       Pelaksanaan Acara Dies Natalis
  • 3.2.3.       Bakti Sosial dalam rangka Dies Natalis STSN
  • 3.2.4.       Lomba Tulis Karya Ilmiah dalam rangka Dies Natalis STSN
  • 4.               Sosialisasi Institusi Pendidikan
  • 4.1.           Ikut serta pada Acara Sosialisasi Persandian Lemsaneg
  • 4.2.           Widyakarya Persandian
  • 4.2.1.       Perencanaan Widyakarya
  • 4.2.2.       Pelaksanaan Widyakarya
  • 4.2.3.       Pelaporan
  • 4.2.4.       Evaluasi Kegiatan
  • 4.3.           Sosialisasi ke SMA
  • 4.3.1.       Perencanaan Sosialisasi
  • 4.3.2.       Pelaksanaan Sosialisasi
  • 5.               Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat
  • 5.1.           Partisipasi pada Seminar/Konferensi Persandian
  • 5.1.1.       Perencanaan
  • 5.1.2.       Pelaksanaan
  • 5.1.3.       Pelaporan
  • 5.2.           Menyelenggarakan Seminar/Kuliah Umum Persandian
  • 5.2.1.       Perencanaan Seminar/Kuliah Umum Persandian
  • 5.2.2.       Publikasi di Media
  • 5.2.3.       Pelaksanaan
  • 5.2.4.       Pelaporan
  • 5.3.           Penelitian di Bidang Persandian
  • 5.3.1.       Perencanaan Penelitian
  • 5.3.2.       Penetapan Tim Peneliti
  • 5.3.3.       Monitoring Progress Report Penelitian
  • 5.3.4.       Pelaporan Hasil Penelitian.
  • 5.4.           Pembuatan Jurnal Info KRIPTO
  • 5.4.1.       Penetapan Tim Redaksi
  • 5.4.2.       Seleksi Artikel
  • 5.4.3.       Editorial
  • 5.4.4.       Pencetakan Jurnal

Penjabaran proses bisnis diatas adalah penjabaran proses bisnis yang saat ini sedang dilakukan di STSN (existing), penjabaran proses bisnis juga dilakukan ke dalam 3-level arsitektur proses bisnis :

3-Levels Proses Bisnis STSN


Apa itu STSN?

STSN

Kantor saya, Sekolah Tinggi Sandi Negara (STSN), merupakan salah satu Perguruan Tinggi Kedinasan di Indonesia yang menyelenggarakan pendidikan profesional di bidang persandian setingkat Diploma 4 (D4). STSN berada di bawah dan bertanggung jawab secara langsung kepada Lembaga Sandi Negara (Lemsaneg). STSN merupakan peningkatan status dari Akademi Sandi Negara (AKSARA) yang berdiri sejak tanggal 16 Februari 1974.

STSN memiliki visi :

“terdepan dalam keilmuan, pengembangan dan penerapan persandian”.

Dalam rangka mewujudkan visi tersebut, STSN melaksanakan misi sebagai berikut :

  1. Menyelenggarakan pendidikan tinggi di bidang persandian.
  2. Membentuk SDM persandian yang berkarakter dan bermoral.
  3. Menyiapkan SDM sandi yang memiliki kompetensi dalam bidang manajemen persandian, rancang bangun peralatan sandi, kriptoanalisa, serta tanggap terhadap perubahan dan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.
  4. Melakukan penelitian ilmu kriptografi dan ilmu pendukung yang berbasis open system dan berorientasi kepada penerapan sesuai kebutuhan pengguna persandian.

Dilihat dari sudut pandang “proses bisnis”, STSN menjalankan bisnis jasa pendidikan. STSN memiliki input SDM lulusan SLTA/sederajat yang telah melalui proses seleksi, kemudian mengalami proses pendidikan selama kurun waktu 4 (empat) tahun sesuai kurikulum STSN, dan output nya adalah sumber daya manusia Sandi yang memiliki keilmuan persandian dan siap untuk di tempatkan di seluruh Instansi Pemerintah.

Skema "Bisnis" STSN

Dari segi “bisnis”, dapat dikatakan bahwa customer dari STSN adalah Lemsaneg dan mahasiswa/orang tua, sedangkan stakeholder dan investor dari STSN adalah Pemerintah/Negara (melalui APBN).

Struktur Organisasi

Struktur Organisasi STSN

susunan organisasi dan uraian tugas masing-masing satuan organisasi yaitu :

  1. Ketua dan pembantu ketua, mempunyai tugas memimpin perencanaan dan pengembangan akademik, penyelenggaraan pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat serta membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi, dan administrasi STSN serta hubungan dengan lingkungannya.
  2. Senat STSN, yaitu badan normatif dan perwakilan tertinggi pada STSN. Mempunyai tugas pokok merumuskan kebijakan akademik dan pengembangan STSN, merumuskan kebijakan penilaian prestasi akademik dan pengembangan kecakapan serta kepribadian sivitas akademika, merumuskan norma dan tolak ukur penyelenggaraan STSN, memberikan pertimbangan dan persetujuan atas Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja STSN yang diajukan oleh pimpinan STSN, menilai pertanggung jawaban pimpinan STSN atas pelaksanaan kebijakan yang telah ditetapkan.
  3. Jurusan, yaitu unsur pelaksana akademik yang mempunyai tugas menyusun rencana dan melaksanakan kegiatan pendidikan dan pengajaran.
  4. Unit Penelitian dan Pengabdian Masyarakat, yaitu unsur pelaksana sebagian tugas STSN di bidang penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Unit ini menyelenggarakan fungsi pelaksanaan penelitian ilmu pengetahuan dan teknologi, khususnya di bidang persandian dalam kaitan pengembangan STSN dan pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat.
  5. Unit Laboratorium, adalah sarana penunjang pendidikan dalam hal peningkatan kemampuan terapan di bidang teknologi persandian.
  6. Unit Perpustakaan, adalah unsur penunjang kegiatan akademik yang menyediakan layanan bahan pustaka dan audio visual untuk keperluan pendidikan, penelitian, pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi serta pengabdian kepada masyarakat bagi seluruh sivitas akademika.
  7. Kelompok Dosen, memiliki tugas melakukan pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan bidang keahliannya serta memberikan bimbingan kepada mahasiswa dalam rangka pengembangan penalaran, minat dan kepribadian mahasiswa.
  8. Bagian Admininistrai Akademik dan Kemahasiswaan, adalah unsur pelaksana di bidang administrasi akademik dan kemahasiswaan. Mempunyai tugas melaksanakan pelayanan teknis dan administrasi di bidang akademik dan kemahasiswaan.
  9. Bagian Administrasi Umum, adalah unsur pelaksana di bidang administrasi umum. Mempunyai tugas melaksanakan pelayanan administrasi di bidang kepegawaian, keuangan, ketatausahaan, perlengakapan, rumah tangga, keamanan dan asrama.
  10. Kelompok Tenaga Fungsional, adalah jabatan fungsional dosen, peneliti, pustakawan dan jabatan fungsional lainnya sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
  11. Dewan Penyantun, adalah tokoh-tokoh masyarakat yang diadakan untuk ikut membantu memberi saran dalam permasalahan STSN.
Follow

Get every new post delivered to your Inbox.